Informativa ai sensi degli artt. 12 e 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) — versione del 7 settembre 2026
Il titolare del trattamento è Psicopolis S.r.l., con sede in Via Solferino 31/a, 40124 Bologna, P. IVA 04349451205, REA BO-586913, e-mail assistenza@psicopolis.it, (di seguito, “Psicopolis”).
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In base ai servizi utilizzati, Psicopolis può trattare:
• dati identificativi e di contatto, come nome, cognome, data di nascita, indirizzo, e-mail, telefono e immagine del profilo;
• dati professionali e formativi, come professione, albo, società, università, anno di laurea e requisiti di accesso ai corsi;
• dati fiscali, amministrativi e relativi all’ordine e al pagamento; i dati completi della carta sono normalmente trattati direttamente dal fornitore del pagamento e non sono acquisiti da Psicopolis;
• dati di fruizione dei corsi, come iscrizioni, accessi, avanzamento, presenze, test, questionari, attestati e crediti ECM;
• comunicazioni inviate all’assistenza, nelle chat, nei forum o negli eventuali gruppi collegati ai corsi;
• nei corsi registrati, nome visualizzato, immagine, voce, chat e contenuto degli interventi;
• dati tecnici, come indirizzo IP, log, dispositivo, browser e informazioni raccolte tramite cookie o tecnologie simili.
Psicopolis non chiede ai partecipanti di comunicare dati sanitari o altre categorie particolari di dati personali durante le attività formative. Eventuali casi clinici devono essere anonimizzati e non devono rendere identificabili pazienti, clienti o terzi.
Psicopolis tratta i dati personali per le seguenti finalità:- per creare e gestire l’account, consentire l’iscrizione e il pagamento, erogare i corsi, fornire assistenza, rilasciare attestati e gestire le attività ECM. La base giuridica è l’esecuzione del contratto o l’adozione di misure precontrattuali, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR;
- per adempiere agli obblighi contabili, fiscali, amministrativi e di accreditamento e per rispondere alle autorità competenti. La base giuridica è l’adempimento di un obbligo legale, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR;
- per garantire la sicurezza del portale, prevenire abusi, tutelare i contenuti e difendere i diritti di Psicopolis. La base giuridica è il legittimo interesse di Psicopolis, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR;
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- per registrare e rendere disponibili le lezioni, quando la registrazione costituisce una caratteristica essenziale del corso chiaramente indicata prima dell’iscrizione. La base giuridica è l’esecuzione del contratto, nei limiti strettamente necessari, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR;
- per registrare l’immagine, la voce o gli interventi del partecipante, quando tale registrazione non è necessaria per partecipare al corso. La base giuridica è il consenso espresso mediante una scelta positiva e registrabile, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR;
- per consentire la partecipazione facoltativa a gruppi di messaggistica collegati ai corsi. La base giuridica è il consenso manifestato aderendo volontariamente al gruppo dopo aver ricevuto le relative informazioni, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR;
- per utilizzare cookie analitici non anonimizzati, pubblicitari o di profilazione. La base giuridica è il consenso raccolto tramite il banner, quando richiesto dalla legge.
Non vengono adottate decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o analogamente significativi sull’utente.
La scheda del corso indica se le lezioni in diretta saranno registrate. Le lezioni si svolgono, di norma, tramite Zoom, che consente a ciascun partecipante di mantenere disattivati webcam e microfono e segnala quando la registrazione è in corso. Prima dell’avvio della registrazione, i partecipanti ricevono inoltre un avviso visibile o udibile.
La registrazione può comprendere il nome visualizzato, l’immagine, la voce, la chat e gli interventi del partecipante che attiva webcam o microfono o interviene in modo identificabile. Nei corsi in cui tale partecipazione non è essenziale, webcam e microfono possono restare disattivati; per intervenire senza comparire nella registrazione deve essere utilizzato il canale alternativo indicato dal docente o dal moderatore.
Quando la partecipazione registrata è facoltativa, l’avviso informa chiaramente che l’attivazione della webcam o del microfono comporta la registrazione. Il mantenimento dei dispositivi disattivati permette di seguire senza essere ripresi; la loro attivazione volontaria dopo l’avviso costituisce la scelta positiva del partecipante. Psicopolis conserva, nei limiti consentiti dalla piattaforma, i dati utili a documentare l’accesso alla sessione e l’avviso ricevuto. Il consenso può essere revocato per il futuro scrivendo a Psicopolis; la revoca non pregiudica la liceità del trattamento già svolto. Psicopolis interrompe il trattamento basato sul consenso e rimuove, taglia o oscura il relativo intervento dalle copie ancora disponibili, nei tempi tecnici necessari, salvo che sussista un’altra base giuridica per conservarlo.
Nei soli corsi in cui la ripresa dei partecipanti è una componente essenziale, la scheda lo evidenzia prima dell’acquisto e viene richiesta una specifica accettazione. Psicopolis utilizza tale modalità soltanto quando coerente e necessaria rispetto alla struttura didattica del corso.
Le registrazioni integrali sono accessibili esclusivamente al personale e ai collaboratori autorizzati e agli iscritti alla medesima edizione del corso, per il periodo indicato e comunque non oltre 12 mesi dalla conclusione dell’edizione in diretta. Non possono essere scaricate, registrate nuovamente o diffuse dagli iscritti.
Salvo un consenso ulteriore, specifico e facoltativo, l’immagine, la voce o gli interventi identificabili dei partecipanti non saranno pubblicati, usati per promozione né resi disponibili a iscritti di edizioni successive. L’eventuale versione destinata a nuovi acquirenti sarà editata per eliminare o rendere non identificabili tali contributi.
Psicopolis non utilizza le immagini per riconoscimento facciale o altre forme di identificazione biometrica.
- I dati contrassegnati come obbligatori sono necessari per creare l’account, concludere il contratto, erogare il corso, effettuare gli adempimenti fiscali o riconoscere attestati e crediti. Il mancato conferimento impedisce di fornire il relativo servizio.
- I dati per finalità promozionali sono facoltativi. Nei corsi ordinari è facoltativo anche apparire in video o intervenire a voce. Per gli specifici corsi nei quali la partecipazione audiovisiva registrata costituisce una caratteristica essenziale, il mancato conferimento impedisce la partecipazione con quelle modalità; tale condizione è comunicata prima dell’iscrizione.
I dati sono trattati da personale, docenti, tutor e collaboratori autorizzati nei limiti necessari. Possono inoltre essere comunicati a fornitori della piattaforma e-learning, hosting, videoconferenza, assistenza informatica, e-mail e comunicazioni, pagamenti, contabilità e consulenza; tali soggetti operano, secondo i casi, come responsabili del trattamento o autonomi titolari.
Per i corsi accreditati, i dati necessari possono essere comunicati al provider ECM, ad Agenas, Co.Ge.A.P.S., ordini professionali e altri organismi competenti. Possono inoltre essere comunicati ad autorità pubbliche quando previsto dalla legge.
Nei gruppi di messaggistica e nelle lezioni registrate, gli altri partecipanti possono vedere i dati resi visibili dal singolo utente, nei limiti descritti in questa informativa. L’utente non deve diffondere i dati degli altri partecipanti.I dati non sono diffusi al pubblico, salvo separata autorizzazione dell’interessato.Alcuni fornitori tecnologici possono trattare dati anche fuori dallo Spazio economico europeo. In tali casi Psicopolis utilizza fornitori e garanzie conformi al Capo V del GDPR, come decisioni di adeguatezza, adesione a un quadro riconosciuto dalla Commissione europea o clausole contrattuali standard, adottando ove necessario misure supplementari. Informazioni sulle specifiche garanzie e una loro copia possono essere richieste al Titolare.
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Al termine, i dati sono cancellati o resi anonimi, salvo che debbano essere conservati più a lungo per obblighi di legge o per un contenzioso.L’interessato può chiedere l’accesso ai dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento e, quando ne ricorrono i presupposti, la portabilità; può inoltre opporsi ai trattamenti basati sul legittimo interesse e revocare in qualsiasi momento i consensi prestati.
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